Ilves Solutions Oy:n ja Ilves Valmisohjelmistot Oy:n asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Ilves Solutions Oy
Postiosoite: Ruoholahdenkatu 8, 00180 Helsinki
Käyntiosoite: Ruoholahdenkatu 8, 00180 Helsinki
Y-tunnus: 2398203-5
Puhelin: 02900 74911

Ilves Valmisohjelmistot Oy
Postiosoite: Ruoholahdenkatu 8, 00180 Helsinki
Käyntiosoite: Ruoholahdenkatu 8, 00180 Helsinki
Y-tunnus 2827842-6
Puhelin: 02900 74911

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Anne-May Ignatiew
Sähköposti: [email protected]

3. Rekisterin nimi

Ilves Solutions Oy:n ja Ilves Valmisohjelmistot Oy:n asiakasrekisteri

4. Rekisteröidyt

Rekisteriin merkitään yhtiöiden asiakkaat ja ne potentiaaliset asiakkaat, joiden kanssa neuvotellaan yhteistyöstä.

5. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

1. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen perusteella
2. Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus:

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

1. Asiakassuhteen luominen, hoitaminen ja ylläpito
2. Ilves-yhtiöiden tarjoamien tuotteiden ja palvelujen markkinointi, myynti, hallinta, toteutus ja laskutus
3. Asiakaskirjeiden, markkinointiviestien ja tiedotteiden lähettäminen
4. Mielipide-, markkina- ja muut tutkimukset
5. Tuotteiden ja palvelujen kehittäminen

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

1. Yritystiedot
   • yrityksen nimi, y-tunnus, toimiala, osoite, puhelinnumero, henkilöstöluokka, liikevaihtoluokka, ostotapahtumat ja muut liiketoimet Ilves-yhtiöiden kanssa
2. Henkilötiedot
   • etu- ja sukunimi, yritys, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tehtävä yrityksessä, asiakkaalta saadut tiedot, asiakassuhdetta koskevat tiedot, sukupuoli, sekä muut henkilön tehtäviin ja asemaan elinkeinoelämässä liittyvät tiedot
3. markkinointikiellot

7. Säännönmukaiset tietolähteet

1. Asiakkaan oma ilmoitus (puhelimitse, internetissä, sähköpostitse tai muulla tavalla)
2. Liike- ja asiointiyhteydet asiakkaisiin ja sidosryhmäorganisaatioihin
3. Ilves-yhtiöiden työntekijöiden rekisteriin kirjaamat tiedot

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

1. Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn ennalta antamaa suostumusta.
2. Ilves-yhtiöillä ja niiden kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä on lisäksi oikeus käyttää ja luovuttaa rekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten (kuten suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten ja mielipide- ja markkinatutkimuksiin) henkilötietolain mukaisesti.

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:

1. Edustustili / Online-tilitoimistot
2. hubspot.com
3. mailchimp.com
4. Connection House Oy / Lead Desk Oy
5. Equinix (Finland Oy)

9. Tietojen siirto EU:n tai ETAn ulkopuolelle

1. Niiltä osin kuin rekisterin tietoja säilytetään EUn ulkopuolella, tapahtuu tällainen säilytys EU-US Privacy Shield -sopimuksen määräysten mukaisesti.

10. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa.

Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

11. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja.

Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Asiakasrekisterin henkilötietoja käsittelevät myös tilitoimistomme työntekijät.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä ovat seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen [email protected], jollei jäljempänä ole toisin todettu:

Oikeus pääsyyn tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen

Oikaisuoikeus

Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä tai puutteita, rekisteröity voi esittää kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

Suostumuksen peruuttaminen

Niiltä osin kuin rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, voi rekisteröity milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen.

Käsittelyn rajoittaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Siirto järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat henkilötiedot siirretään toiseen järjestelmään.

Valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle valitus, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html.

13. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa ei ole.

Sähköisesti tallennetut tiedot

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja.

Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asiantumukaisilla teknisillä ja organisatorisilla keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Rekisteriseloste on nähtävissä Ilves Solutions Oy:n asiakaspalvelupisteessä (vastaanotto), Ruoholahdenkatu 8, 00180 Helsinki sekä verkossa osoitteessa https://ilveshaku.fi/about/fi/register/.

Tätä rekisteriselostetta on päivitetty viimeksi 24.5.2017.